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文紫静好

落花无言,人淡如菊,心素如简

 
 
 
 
 

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系统化、标准化、流程化就可以了么?| 文紫聊工作  

2017-03-13 13:29:16|  分类: 人力资源 |  标签: |举报 |字号 订阅

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2017-03-04 #2017.009# 

某一天,一个坑巨大地躺在前方;

每一天,不知啥时挖的坑就这么惊喜的出现了~

举个栗子:

M问W,N今年有年假么?

W答,按制度就是没有。

M继续问,请示过么?

W答,口头请示过,没有发邮件。

……

咕~~(╯﹏╰)b~没发邮件,没有证据……

背部瞬间拔凉拔凉的~


时间被无限切割,过去一周处于每天都不愿上班的崩溃状态。

过去一周涉及的内容是

入职两批、培训两批、待离职N人、离职N人、月底工资补贴、月初考勤考核补贴,还有日常休假、日常事务、各种年前未完成的数据填报、考核数据统计。

还有那些不知道哪里冒出来的妖孽:

可能是转正了可以领新工服了,然后告诉你旧工服被穿去某某地之后丢了;

还可能是突然接到电话,说她领导让她来人事科领调岗申请表。一问才知道因为她休病假,领导认为她没法胜任原岗位,想让她调岗;

又或者某同事号称保胎中,死活不来交假条,催啊催,却催来一张违反制度的假条,打回让其重写,便各种表示上上级领导已经同意,为了不让你难做,就怎样怎样;

……


上午做考勤时,看到某同事的名字,与同桌调侃,最近此妖孽好像比较少出没了。

同桌答曰,我上午才在电梯里遇到她,她在跟我抱怨,凄惨死,累死,没法干了,捂脸~

此妖孽,已申请离职两次,又撤回离职两次,与上级领导发生纠纷N次,与其进行针对性谈话N次,停岗培训1次~

不能叨念、不能叨念,要不就出没了,咕~~(╯﹏╰)b~~~


自从我休完产假回岗之后,无解工作量激增,流动率极大,妖孽横行,还有无数琐碎到看不见的沟通在谋杀时间,感觉每天都被推着向前奔跑。

可除了那些看得见的、看不见的,还有无数基础工作得完成。

OA上线得协助推进,人力资源模块的工作光部门架构和人员信息就足够我吐槽它的不智能,能想想400人的信息只能导入姓名、工号、手机号,其他都得人工录入是怎样一种无力吐槽感么?

更不要说,还得安抚十几个排班科室,让他们不要吐槽OA的排班非智能化。捂脸~

我只能默默的自我安慰,任何系统的起始阶段都是需要时间适应的,我默默的适应着。


曾经也无限抓狂这种看不见尽头的琐碎忙碌,每天都是没完没了的基础性工作,慢慢的终于在基础性工作里抬头了,终于明白再基础的工作内容也有好玩的一面,当然也需要细致再细致,同时看似无足轻重的琐碎内容,实际影响却是巨大的。


没有不重要的内容,只是心里觉得它不重要。常常摔倒在以为不重要的地方,“嘭”~一个巨大锅砸下来,一个巨大的坑出现~


基础性工作是可以系统化、标准化、流程化的,关键是有木有时间默默的完成它,捂脸~

系统化

作为一个单位的基层人员,俺很想说:系统化,苍天啊,好难啊,我木有那么大的权限啊,我又不对组织战略、组织目标负责,我就一个打杂的小兵而已(⊙o⊙)哦~

可实际作为一个对自己负责的人,我还是乖乖的建立自己的系统化,毕竟系统化后有好处的是自己。

在我力所能及范围内可系统化的内容有:

1.数据信息系统化

在公司OA系统未上线之前,excel是强大的信息系统化基础,一方面不断完善人员一览表,另一方面不断深入学习excel数据分析能力。

通过电子档案表,可以快速的知道在职人员有多少、离职人员有多少,各系列有多少人、学历分布、性别分布、年龄分布、工龄与司龄分布、已婚已育与未婚未育分布、职称分布等等~

当然,在曾经没有电子档案的日子里,要自己默默滴一点点建立起,在时间里推着或被推着走,总之得花时间做很多貌似看不见业绩的基础功。


2.文件信息系统化

过去一周,我快被各种表格表单文件掩埋了,上周全院培训尚未整理归档的资料、持续进行尚未告一段落的进修协议、新入职的人员资料、待离职和已离职的待审批和审批文件等等,终于在周六下班前基本初步整理,下周又是新一轮轰炸~

文件信息系统化涉及的实际是现实的文件和虚拟的文件。

现实文件分门别类标签化——尽管在我们那有限的办公室空间和我那有限的桌位空间,要存放大量的纸质化材料,真心虐死我,但现实无数次告诉我不存档的后果是死得更惨。作为HR必须存纸质材料,必须存、必须存、必须存,敲黑板、划重点。

虚拟文件指电脑里的各文件夹,虽然自从有了everything之后,常常更习惯搜索,但好的文件及文件夹命名习惯是必须的。


3.日常事务系统化

每天上班忙啊忙,一不小心就下班了,然后因为工作内容太琐碎了,常常下午下班时忘了早上都忙了些什么,捂脸~

针对这个问题,被红豆爸严厉批评指正,“你就应该好好记录你每天都做什么了,做每件事的耗时”,咕~~(╯﹏╰)b,接受批评及时更正,重新回归记录。

记录的好处是可以培养系统化思维,边记录要边归纳总结,同时记录时间,对工作可起到量化的作用,也可为此后做计划预估时间提供依据。

将日常事务分为培训、招聘、薪酬福利、绩效考核、员工关系、基础人事等等,模块化的记录,慢慢记录、慢慢丰富、慢慢调整。

一直在为不被日常事务掩埋而努力,一直在被掩埋中~


标准化

一个400人的公司必然有很多制度、流程,只是制度流程在执行过程中,难免会出现因人而异的情况。人力资源最根本的对象是人,是人就有特殊性,有特殊性就容易抓狂。

呃~时常面对特殊,时常抓狂~抓狂完继续回来努力执行制度。


今天中午下班,遇见将要离职的Y。打招呼闲聊,Y说,你中午都回家吃饭啊?答曰,是啊,不过今天周六,下午不用上班。Y说,我得上班,免得离职还被你扣钱。

崩溃o(≧口≦)o~抓狂~挠墙~

离职被扣钱,这句话的出处,大约来自前两天有人离职,规章制度相关书籍遗失没法交回,被扣六十元。

Y原本是个很好的人,可自从要离职之后,各种言语都让我无语。

当初离职申请批复后,通知其时,他说,不能马上走啊?那不就要白干一个月了?答曰,工资不是不发,只是缓发。


离职是有制度的好不好,工资缓发也是有制度的好不好?为什么离个职就得撕破脸呢?又不是我要为难谁,唉~

好吧,反正注定是要被骂的,无所谓啦,区别只是有没有当面听到而已。

制度是标准化很重要的一个指标,我按制度执行,其他口长在人嘴,我无法左右。


在基础性工作中,标准化除了制度,还有流程、表单、规范等。

每一个制度,为了执行到位都必须有流程,唯有清晰的流程执行起来才不会浆糊一堆。

制度是一个不断完善的过程,流程同理。


流程化

将制度写成SOP,让执行过程有清晰的流程,唯有如此才能防止自己不断掉坑。

举个栗子:离职

我们的离职流程如下:

1.员工向科室提出离职,科室及上级领导同意后,到人事科领取离职意向表

2.科室负责人与员工针对离职问题进行沟通,并填写离职意向表,如同意离职

3.员工交回离职意向表,领取离职申请表,填写上交,等待审批

4.通知财务科缓发工资

5.离职申请批复(一般一个月)后,启动离职前程序

6.邮件、短信通知员工及科室已同意离职,要求其到人事科签订离职前交接通知

7.邮件通知财务科同步启动离职前薪金结算工作

8.离岗当天完成填写离职交接表

9.邮件通知相关科室停用相关系统权限

10.将离职交接表等待审批

11.审批完成后,通知相关科室为其办理相关转出手续和开具相关证明

12.通知离职员工领取签领相关证明

以上,未必完毕。原因在于工作是需要不断细致化的,所以总有新的内容会悄然诞生,捂脸~


一直在各种掉坑和爬坑中,掉了爬,爬了掉,从入职、试用期、转正、薪酬、加班、考核、休假、离职等等,永远不知道哪个坑是来自360°哪个角度,于是各种表单越建越多,各种纸质材料越存越多,人与人之间的信任越来越薄。


杯具的是还时常同情心泛滥~我要去陪红豆哭会了~呜呜~~~~(>_<)~~~~



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